Resume MSDM Pertemuan 12 ( Audit Sumber Daya Manusia )

Tujuan Audit SDM

• Membantu memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi dan penciptaan nilai departemen SDM.
• Mendapatkan umpan balik, baik dari karyawan maupun manajer yang berkaitan dengan tugas-tugas  dan pengelolaan  SDM
• Membantu Manajer SDM dalam membuat  keputusan Manfaat Audit SDM
• Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM – Rekrutmen  dan  seleksi,  kompensasi,  pelatihan, penilaian kinerja, dan sebagainya
• Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan;bisnis perusahaan
• Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan terus menerus
• Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratif implementasi fungsi SDM
• Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM

Lingkup Audit SDM

1.       Audit Strategi Korpororasi/Kompatibilitas

·         Menilai keterkaitan dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan;

·         Mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauan lingkungan secara sistematis guna mengungkap  tren‐tren yang berubah

 2.       Audit Fungsi SDM

·         Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalankan departemen SDM.

·         Terdiri  atas:

                                                               i.      Audit Sistem Informasi Sumber Daya Manusiay

                                                             ii.      Audit Penyediaan dan Pengembangan SDM

                                                            iii.      Audit Kontrol dan Evaluasi Organisasi

3.       Audit Kepuasan Karyawan

·   Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga memenuhi kebutuhan para karyawan.

·   Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover, kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

·  Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan produktivitas, keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.

·     Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survey Kepuasan  karyawan  dapat  diukur  dengan survey kepuasan (satisfactory survey) yang dilakukan secara periodik.

Contoh pertanyaan:

·         Seberapa puas saudara terhadap  kesempatan berpartisipasi dalam pengambilan  keputusan  yang mempengaruhi  pekerjaan  saudara?

Elemen Kepuasan Karyawan

·         Partisipasi dan keterlibatan dalam pengambilan  keputusan

·         Pengakuan (recognition)  terhadap kinerja

·         Akses terhadap informasi secara memadai untuk melaksanakan pekerjaan  dengan baik

·         Dorongan aktif untuk menjadi kreatif dan menggunakan inisiatif

·         Dukungan untuk inovasi dan perbaikan  kerja

·         Tingkat dukungan dari fungsi staf

·         Kondisi dan iklim pekerjaan

·        Pekerjaan itu sendiri

·         Kontak pekerjaan dengan rekan kerja

·        Supervisi

·         Kepemimpinan puncak

·         Penggajian dan benefits

·         Keamanan kerja

·         Kesempatan karir dan promosi

·         Pemberian balikan dan komunikasi

·         Perencanaan organisasional

·         Kepuasan menyeluruh dengan perusahaan

Langkah-langkah Survey Kepuasan

1.       Perencanaan survei. Sasaran survei harus ditentukan secara jelas

2.       Perencanaan kuesioner. Kuesioner harus mencakup semua faktor situasi kerja yang diyakini berhubungan dengan kepuasan dandiyakini berhubungan dengan kepuasan dan ketidakpuasan karyawan

3.   Pengadministrasian kuesioner. Karyawan perlu diorientasi agar memahami maksud survei. Prosedur yang biasa diterapkan adalah menyebarkan kuesioner secara anonym pada waktu kerja

4.  Penganalisisan data. Tabulasi dapat dirinci berdasar departemen, jenis kelamin, status karyawan, jenjang, dan kategori lain. Komparas hasil  survey  sebelumnya  dan  komparasi  antar partemen akan memberikan wawasan bagi perbaikan

5.  Pengambilan tindakan korektif. Setelah masalah diidentifikasi, tindakan korektif  dapat diambil. Balikan tentang hasil survei dan tindak lanjut  yang direncanakan  pihak manajemen perlu dikomunikasikan kepada karyawan

 4.       Audit Ketaatan/Kepatuhan Manajerial

·         Ketaatan Internal

Menilai dan mengukur berbagai kegiatan MSDM para  manajer lini.  Apakah sesuai  dengan berbagai kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku?

·         Ketaatan Eksternal

                                                         i.      Mengantisipasi berbagai regulasi dan informasi yang akan diterapkan oleh pemerintah

                                                          ii.      Menetapkan  program dan prosedur untuk menjamin pemenuhan  regulasi pemerintah

Pelaksanaan Audit

·         Pelaksana : Internal atau Eksternal organisasi

·         Langkah-langkah:

1.       Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh

2.       Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan2. Memilih personel dengan ketrampilan yang luas danmemberikan pelatihan

3.       Mengumpulkan data dari berbagai unit, jenjang,  dan tahun yang berbeda dalam organisasi

4.       Menyiapkan laporan audit untuk manager lini danevaluasi departemen SDM

5.       Mendiskusikan laporan dengan manager operasi

6.       Menyatukan tindakan korektif

Instrumen Audit SDM

1. Wawancara
2. Kuesioner
3.  Analisis Historis
4. Informasi Eksternal
5. Eksperimen SDM

Laporan Audit

• Suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasil diagnosis dan analisis berbagai temuan  kegiatan audit yang mencakup baik penekanan terhadap berbagai praktik efektif maupun  rekomendasi bagi perbaikan berbagai praktik yang tidak efektif bagi perbaikan  berbagai  praktik yang tidak efektif.
• Karena laporan ditujukan kepada manajer dan staff departemen SDM dan manajer lini,  tujuan dan lingkup audit perlu disusun secara lengkap  dan tidak memihak,  serta temuan  dan simpulan dirumuskan secara obyektif.